Arbetsvärlden har förändrats mycket under 2020 och pandemin. Där det är möjligt kommer distansarbete att användas. Allt fler företag måste anpassa sig till den förändrade situationen och driva på med sin digitalisering. Men kan slutförandet av ett digitalt projekt också fungera helt på distans?
Lär av erfarenhet
Distansarbete är inte främmande för e-handelsbyråer. Många företag har förlitat sig på principen om platsoberoende samarbete under lång tid. Möjligheten att arbeta hemifrån och flexibel arbetstid är en del av många företags vardag.
Förutom chattprogram underlättar framförallt videotelefoni via Zoom, Teams eller Skype lagarbete och möjliggör även korta diskussioner. Videomöten spelar en särskilt viktig roll i digitalt samarbete, både mellan kollegor och med kunder. Dessa erbjuder möjligheten att känna igen ansiktsuttryck och gester från den virtuella motparten och kommunikativa signaler och nyanser går inte förlorade – en verklig fördel jämfört med normal posttrafik.
För- och nackdelar med arbete på distans
Eftersom själva mötena ansikte mot ansikte till en början avbröts av Covid-19 var många företag tvungna hitta en ny form av projektsamarbete med kunden som skulle fungera trots avståndet. Att arbeta på distans med kunden har både fördelar och nackdelar. En verklig fördel är att arbetet kan utföras var som helst. Eftersom projektdeltagarna inte längre träffas på plats hos kunden eller i byrån sparar detta inte bara tid utan även nödvändig rörlighet och eventuella boendekostnader. Spontana tider kan ordnas för detta.
Å andra sidan finns det förlusten av den ”personliga touchen”. Även om videotelefoni kommer nära ett riktigt möte kan det inte helt ersätta ett personligt möte. Speciellt när det är ett första projekt är det viktigt att alla parter slår på sina kameror under videosamtalet så att uppdragsgivaren och byrån kan se varandra i ögonen och lära känna varandra. Förutom att utbyta information i början av webbmötet är det också lämpligt att byta några personliga ord. Eftersom digitalt inte behöver betyda opersonligt och som e-handelsbyrå är det extra viktigt för oss att vi är på samma våglängd som våra kunder.
Workshops på distans
En workshop är inte bara en workshop. Var och en är individuellt skräddarsydd för kunden och planerad i god tid, eftersom de är väsentliga för i synnerhet digitala projekt. Otillräcklig samordning med kunden på grund av för få verkstäder kan trots allt bromsa projekt eller i värsta fall stoppa dem.
Man är också tvungna att ändra våra workshops med kunder och nya kunder eftersom innehållet i ett evenemang ansikte mot ansikte inte kan överföras 1:1 till en workshop. Upptagningsförmågan hos deltagarna beter sig annorlunda än vid ett möte på plats. Den digitala inspelningskapaciteten är lägre. Därför får en virtuell workshop inte schemaläggas för länge, den måste vara varierad och interaktiv och bör innehålla flera pauser.
Om man tar hänsyn till dessa faktorer står ingenting i vägen för att mötas vid det ”virtuella bordet” – tvärtom. Eftersom alla deltagare i en fjärrworkshop sitter på en PC eller mobil enhet med internetuppkoppling kan nya interaktionsmöjligheter skapas. Ett exempel är det bästa sättet att visa hur detta kan se ut.
Exempel på en digital workshop på distans
Speciellt i början av ett projekt definieras vanligtvis personas, det vill säga arketypiska användare som representerar målgruppens mål och behov, i en workshop. Precis som med en workshop på plats kan grupperna delas upp efter en kort introduktionsrunda. De träffas i separata, virtuella arbetsrum och skapar tillsammans en profil med karaktärsdrag. För att göra detta kan de söka efter bilder i bildsökningen för att ge sin persona ett ansikte – en fördel gentemot en workshop på plats. Alla grupper träffas sedan igen i den gemensamma videosessionen och skapar tillsammans en digital poster med sina personas. Att allt redan är utarbetat digitalt gör det också lättare att följa upp workshopen, eftersom affischer inte först behöver fotograferas och digitaliseras för att bli tillgängliga för alla senare.
Utveckling av nya digitala format
Inte bara workshop får ett nytt lager färg i digital form. Särskilt när mässor och andra evenemang ansikte mot ansikte var tvungna att ställas in, var det viktigt att utveckla nya format. Digitala evenemang erbjuder till exempel nya sätt att tilltala kunder och förmedla information.
Digitala projekt: fjärrkontroll eller snarare klassisk analog?
Visst är det trevligt att lära känna varandra personligen, speciellt i början av ett samarbete. Lyckligtvis kunde många fortsätta de flesta av deras pågående projekt som planerat utan större restriktioner med digitala möten och samarbeten på distans.
